Offboarding: omdat een goed einde net zo belangrijk is als een goed begin

Afscheid nemen van medewerkers is nooit leuk. Of het nu een gedwongen of vrijwillig vertrek betreft: je wordt als werkgever opgezadeld met een flinke bak administratie en moet gesprekken voeren die niet altijd even leuk zijn. Desondanks is offboarding iets wat meer aandacht verdient dan een bosje bloemen bij uitdiensttreding. Een goed doordacht en persoonlijk offboarding programma levert je uiteindelijk veel meer op dan je misschien in eerste instantie denkt. Maar wat is dat dan concreet? En hoe implementeer je een sterk offboarding proces in je organisatie? Dat vertellen we je in dit artikel.

Wat is offboarding?

Offboarding is het gehele proces rondom uitdiensttreding. Offboarding wordt ook wel exitmanagement genoemd. Er zijn veel manieren om dit proces vorm te geven. Het absolute uitgangspunt moet in ieder geval zijn dat, hoe lastig de situatie misschien ook is, de uitdiensttreding of offboarding door de werknemer als positief ervaren wordt.

Onboarding en offboarding: wat heeft het met elkaar te maken?

Wat hebben onboarding en offboarding met elkaar te maken? Onboarding gaat om het proces rondom indiensttreding en offboarding om het proces rondom uitdiensttreding. Bij beiden gaat het erom dat deze processen als positief ervaren worden. Waar eerder onboarding als belangrijker werd beschouwd, wordt er nu ook steeds meer aandacht aan offboarding geschonken.

Een positieve employee offboarding: waarom is dit zo belangrijk?

Een positieve employee offboarding levert je naast een betere reputatie ook ambassadeurs op. Met een sterk offboarding programma laat je als organisatie zien hoe je met je werknemers omgaat. Behandel je hen met respect, ook als ze liever ergens anders werken? Respect en oprechte aandacht is natuurlijk tijdens de hele employee journey van belang. Maar toon je dit ook als de bedrijfsresultaten het niet toelaten dat je iemand nog langer in dienst houdt? Of als een medewerker toch besluit zijn of haar geluk elders te zoeken? Júist dan moet je laten zien uit welk hout je organisatie gesneden is. Een goed offboarding proces levert je niet alleen een betere bedrijfsreputatie op, maar zorgt er ook voor dat werknemers niet enkel oud-werknemers of alumni worden, maar ambassadeurs voor je bedrijf. Ze kunnen je in de toekomst helpen met werving van personeel én klanten, of ze komen door het warme contact uiteindelijk toch weer terug op het vertrouwde nest. Een positieve employee journey helpt je bij het vinden van talent.

Employee offboarding checklist

Een employee offboarding checklist helpt je naar een positieve offboarding van je medewerker. Het moge duidelijk zijn: het is tijd om dit ondergeschoven kindje weer de aandacht en liefde te geven dat het verdient. Offboarding moet zowel bij HR als bij managers weer goed op de kaart gezet worden. Dit doe je met een helder proces, eenduidig verhaal, goede communicatie en natuurlijk met genoeg tijd om met elkaar in gesprek te gaan en zorgen/wensen te delen. Deze handige employee offboarding checklist helpt je hierbij:

1. Bedank je medewerker

Of je het nu leuk vindt dat iemand gaat of niet, bedank je medewerker altijd voor zijn of haar inzet en de energie die iemand in jouw organisatie heeft gestoken. Stroomt je medewerker door naar een andere interessante functie? Dan is een felicitatie op zijn plek!

2. Communiceer het vertrek

Laat je team weten dat er iemand gaat vertrekken. Natuurlijk mag de medewerker hier zelf bij betrokken zijn, maar het is belangrijk dat je dit als werkgever niet volledig aan de vertrekkende collega overlaat. Communiceer altijd van binnen naar buiten: eerst de directe collega’s, dan de andere afdelingen en vervolgens klanten en leveranciers. Hen laat je uiteraard direct weten bij wie ze in het vervolg terecht kunnen.

3. Zorg voor overdracht

Een vertrekkende werknemer kan zomaar ineens veel kennis met zich meenemen. Voorkom dit door een goede overdracht van kennis en taken. Het is mooi als dit direct bij een opvolger terecht komt, maar zorg anders in ieder geval dat directe collega’s van de hoed en de rand weten. Gebruik een overdrachtsdocument, dan weet je zeker dat je niets vergeet.

4. Informeer over de toekomst

Laat niemand zomaar gaan. Informeer wat jij als werkgever ook in de toekomst nog kunt bijdragen. Dit kan loopbaanbegeleiding zijn, een goede aanbeveling, een pensioenplan of de mogelijkheid om aan te sluiten bij een alumninetwerk.

5. Stel de financiële eindbalans op

Ook de financiën moeten natuurlijk geregeld worden. Hieronder vallen de nog uitstaande vakantiedagen, de laatste uitbetaling van salaris en opgebouwde toeslagen, een pensioenoverzicht, jaaropgaaf en eventueel een afgesproken transitievergoeding.

Een goed offboarding proces levert je niet alleen een betere bedrijfsreputatie op, maar zorgt er ook voor dat werknemers niet enkel oud-werknemers worden, maar ambassadeurs voor je bedrijf.

6. Zorg dat bedrijfsmiddelen ingeleverd worden

Laat een werknemer bedrijfseigendommen zoals laptop, telefoon, toegangspasje of andere documenten inleveren.

7. Regel administratieve zaken

Hieronder valt onder andere het intrekken van systeemtoegang, het zorgen voor een out of office bericht op het e-mailadres van de vertrekkende medewerker en het bijwerken van mappen, interne en externe medewerkerspagina’s en het organogram.

8. Houd een exitgesprek

Neem de tijd voor een exitgesprek met de werknemer die uit dienst gaat. Bied iemand de kans om open en eerlijk over zijn of haar ervaringen binnen jouw organisatie te vertellen. Praat zelf zo min mogelijk maar luister vooral, dit kan je een schat aan informatie opleveren! En een medewerker die zich gehoord voelt zal een beter gevoel overhouden aan zijn dienstverband bij jouw organisatie.

9. Organiseer een mooi afscheid

Ook een vertrekkende werknemer vindt waardering belangrijk. Niets kan zo naar voelen als een afgeraffeld afscheid. Organiseer daarom een goed, passend en persoonlijk afscheid samen met directe collega’s. Dit kan een lekkere lunch zijn, een mooi woordje of een groots afscheidsfeest. Kies iets dat past bij iemands persoonlijkheid en de rol die hij of zij had binnen de organisatie.

10. Blijf in contact

Houd gewaardeerde oud-werknemers in ere en zorg dat ze jouw organisatie niet vergeten. Dit doe je door ze bijvoorbeeld uit te nodigen voor alumninetwerken, de jaarlijkse bedrijfsborrel of ze met de feestdagen een leuke attentie te sturen. Maar ook door gewoon af en toe eens te vragen hoe het ermee gaat. Hoe je dit ook vormgeeft, een goede band houden met je alumni kan op termijn zeer waardevol zijn.

Deze employee offboarding checklist kan jou helpen bij het zo goed mogelijk vormgeven van het offboarding proces. Natuurlijk kun je nog stappen toevoegen of aanpassen. Het belangrijkste is dat het werkbaar is voor jouw organisatie.