Wat is onboarding?

Onboarding is het op een gastvrije manier aan boord halen van een nieuwe medewerker. Dit proces van iemand welkom heten in het bedrijf begint op het moment dat je toekomstige werknemer de arbeidsovereenkomst tekent. Om het onboardingsproces in gang te zetten hoeft de werknemer dus nog niet begonnen te zijn met werken.
 

Onboarding is bedoeld om nieuwe medewerkers snel te laten integreren in je bedrijf. Het gaat erom dat je nieuwe werknemer zich snel thuis voelt in je organisatie en de bedrijfscultuur, missie en visie omarmt. Een medewerker die zich welkom voelt, zal productiever zijn en langer bij je bedrijf blijven.
 

Waarom het slim is om een nieuwe medewerker te onboarden

Je hebt waarschijnlijk veel moeite gedaan om de nieuwe medewerker binnen te halen. Nagedacht over een vacaturetekst, veel tijd gestoken in het voeren van meerdere gesprekken, overleg gehad over arbeidsvoorwaarden, interne evaluaties over de sollicitatiebrieven en -gesprekken. Tijd is geld en daarom zou het jammer zijn als de nieuwe medewerker na korte tijd vertrekt naar een concurrent omdat deze zich niet thuis voelt in je organisatie. Je hebt dan eigenlijk geld weggegooid. Dit kun je voorkomen met een goede onboarding.
 

Door te onboarden went een medewerker sneller aan de nieuwe baan en voelt iemand zich sneller onderdeel van het team. Dat zorgt voor meer betrokkenheid bij het werk en verhoogt de tevredenheid. Als werkgever levert je dat ook hogere productiviteit op.
 

Daarom is het de moeite waard om te investeren in een goede onboarding. Zo neem je twijfels weg en laat je de medewerker merken dat het een goede keuze was om bij jou te komen werken. Ook laat je zien dat je blij bent met je nieuwe medewerker. Hoe je dit precies kunt doen, lees je verderop in dit artikel.

Wat is het verschil tussen onboarding en inwerken?

Onboarden is iets waar de nieuwe medewerker zelf niets voor hoeft te doen. Ook kun je het onboardingsproces goed standaardiseren voor elke nieuwe medewerker zodat je niets over het hoofd ziet. Inwerken is maatwerk en specifiek gericht op de functie of taken van de nieuwe medewerker. Ook wordt inwerken deels bepaald door de werkervaring en vaardigheden van het nieuwe teamlid, het type functie, de directe collega’s en manager.
 

Praktische zaken

Onboarden bestaat onder andere uit een lijst met praktische zaken die zo snel mogelijk geregeld moeten worden en bij voorkeur klaarliggen wanneer je medewerker op de eerste werkdag binnenkomt. Denk aan e-mailadressen, inloggegevens, accounts bij diverse tools die jullie gebruiken en handleidingen.
 

Enthousiasme oproepen

Daarnaast bestaat onboarding uit het enthousiasmeren van de nieuwe medewerker. Een nieuwe baan is altijd spannend en de eerste periode is voor een medewerker intensief met veel nieuwe informatie, indrukken en gezichten. Als je iemand weinig of geen begeleiding geeft, kan de nieuwe medewerker zich al snel verloren voelen. Wanneer de medewerker enthousiast wordt ontvangen en het gevoel krijgt dat mensen blij zijn met hun nieuwe collega, geeft dat meteen een goede indruk. Zo motiveer je iemand om aan het werk te gaan en door te zetten.
 

De 5 C’s van onboarding

Onboarding wordt onderverdeeld in 5 C’s.

1. Compliance

Dit gaat om het navolgen van basisregels in het bedrijf, zoals wetten, bedrijfsregels, omgangsvormen en veiligheidsvoorschriften. Neem de tijd om je nieuwe medewerker op de hoogte te stellen van regels en voorschriften.

2. Clarification

Gebruik de periode van onboarding om extra duidelijkheid te scheppen over de inhoud van de functie en de verwachtingen die jullie over en weer hebben.

3. Culture

Voor een goede integratie van de nieuwe collega is het belangrijk dat deze de bedrijfscultuur met de missie, visie en waarden zo snel mogelijk leert kennen.

4. Connection

Om het gevoel te hebben onderdeel te zijn van de organisatie en snel de weg te vinden, is het goed als een nieuwe medewerker veel mensen leert kennen. Ook is het belangrijk om de nieuwe medewerker kennis te laten maken met netwerken.

5. Check back

Controleer tenminste na de eerste 30, 60 en 90 dagen hoe het met de nieuwe medewerker gaat en wat de ervaring is met de onboarding en de inwerkperiode. Zo kun je mogelijke struikelblokken snel identificeren en oplossen.

Onboarding: zes voorbeelden

Je kunt iemand zich op vele manieren welkom laten voelen. We bespreken hieronder zes suggesties. Voor een goed resultaat raden we je aan om meerdere suggesties te combineren.
 

1. Pre-boarding

Het onboardingsproces begint al voordat je nieuwe werknemer officieel begint met werken. Houd het contact warm in de periode na het tekenen van het contract en de eerste werkdag. Maak nog wat verder kennis met elkaar, laat een paar collega’s zich alvast voorstellen en stuur een welkomstmail, zodat de persoon zich goed kan voorbereiden op de eerste werkdag.
 

In die mail zet je bijvoorbeeld waar en hoe laat de medewerker wordt verwacht en wat er op de planning van de eerste dag staat. Misschien kun je ook alvast een leuk filmpje of een online training over jullie bedrijfswaarden delen!

2. Maak tijd vrij op de eerste werkdag

Sta op de eerste werkdag klaar om de nieuwe werknemer persoonlijk te verwelkomen. Zo’n eerste werkdag is best spannend, dus is het fijn om meteen een bekend gezicht te zien. Stel de nieuwe medewerker voor aan de collega’s. Plan ook direct een een-op-een-gesprek met de nieuwe werknemer in.
 

3. Alles klaar?!

Het klinkt misschien vanzelfsprekend, maar het komt voor dat werknemers op hun eerste werkdag op kantoor komen om te ontdekken dat er nog geen bureau vrij is gemaakt of dat de ICT-afdeling nog geen inloggegevens of computer heeft geregeld. Dit maakt natuurlijk geen goede eerste indruk. Zorg er dus voor dat er een bureau en stoel klaarstaat met kantoorbenodigdheden, zoals een notitieblok en een set pennen.
 

4. Versier de boel

In het verlengde daarvan is het leuk om het bureau en de bureaustoel ook een beetje te versieren als verrassing. Drapeer een slinger om de bureaustoel, schrijf een vrolijk kaartje met alle teamleden, zet een bloemetje of plantje neer en maak een goodiebag met wat merkartikelen van jullie organisatie. Zo geef je de medewerker meteen een warm welkom.
 

5. Zorg voor een buddy

Wijs een directe collega aan als buddy of mentor voor de nieuweling. Deze vertelt het nieuwe teamlid alles over de organisatie en is makkelijk te bereiken wanneer er vragen zijn. Ook helpt de buddy de nieuwkomer met de kennismaking met anderen in de organisatie. Maak vooraf een lijstje met alle mensen waar de nieuwe medewerker mee te maken gaat krijgen. Zo weet je zeker dat er niemand wordt vergeten.
 

6. Plan voortgangsgesprekken in

Zorg ervoor dat je ook na de eerste werkdag regelmatig contact onderhoudt om vragen, onduidelijkheden of twijfels op tijd te bespreken. De eerste maand plan je elke week een (kort) gesprek in, daarna tweewekelijks of maandelijks.

Met de tips kun je een goede onboarding plannen zodat je nieuwe medewerker zich snel thuis voelt in je bedrijf!